Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa informoimme yksinomaan Kymijoen Kyläkuitu ry:n henkilötietorekisteristä ja sen tietojen käsittelyn periaatteista.

Voimme ajoittain muuttaa tietojasuojakäytäntöjämme sekä tätä tietosuojaselostetta. Suosittelemmekin tutustumaan tietosuojakäytäntöihimme säännöllisesti.

1. Rekisterinpitäjä

Kyläkuidun perintö ry
Y-tunnus: 3445543-3
Postiosoite: c/o AAtsto Salo & Salo Oy, Kauppalankatu 12, 45100 KOUVOLA

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Sami Hänninen
Kyläkuidun perintö ry
+358 40 721 7717
sami@tervarumpu.fi

3. Rekisterin nimi

Kymijoen Kyläkuitu ry:n jäsen- ja asiakasrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on sopimus, joka syntyy henkilön hakiessa yhdistyksen jäseneksi tai ilmoittautumalla yhdistyksen järjestelmään tilaisuuteen. Rekisterin tarkoituksena on mahdollistaa Kymijoen Kyläkuitu ry:n jäsenyyden hallinta ja tapahtumien tiedotus Kymijoen Kyläkuitu ry:n ja rekisteröityneen välillä. Tämän lisäksi rekisteriä kerätään yhteydenottojen mahdollistamiseksi, asiakassuhteen ylläpitämiseksi sekä sähköiseen markkinointiviestintään silloin kun asiakas on antanut tähän suostumuksensa.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon eikä profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

  • Etu- ja sukunimi

  • Osoite

  • Postitoimipaikka

  • Puhelinnumero

  • Sähköpostiosoite

Yrityksistä rekisteröidään lisäksi:

  • Yrityksen nimi

  • Y-tunnus

  • Verkkolaskuosoite

  • Välittäjätunnus

  • Viite

  • Merkki

Lisäksi prosessin lisätietoja kentällä tarjotaan asiakkaalle mahdollisuus antaa vapaamuotoisesti myös muita aiheelliseksi katsomiaan tietoja.

Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään niin kauan kun rekisteröidyllä ja Kymijoen Kyläkuitu ry:llä on voimassa oleva keskinäinen sopimus ja/tai suostumus.

Tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen voimassa olevan lainsäädännön asettamien velvollisuuksien, kuten esim. kirjanpitoa ja kuluttajakauppaa koskevien vastuiden, toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen näyttämiseksi.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään sähköisillä lomakkeilla, joihin asiakkaat syöttävät tiedot henkilökohtaisesti asioidessaan yhdistyksen kanssa.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei erikseen luovuteta eteenpäin ja ne jäävät ainoastaan rekisterinpitäjälle. Tietoja voidaan teknisesti käsitellä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Sähköisesti talletetut tiedot

Rekisteri sijaitsee Googlen pilvipalveluissa ja tietojen käsittelijänä toimii Google. Täydellisiin rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä.

Laajemmin Googlen tietosuojaperiaatteista: Tietosuoja ja käyttöehdot

Manuaalinen aineisto

Lähtökohtaisesti vältämme rekisterissä olevien tietojen tulostamista manuaaliseksi aineistoksi. Mikäli joissain tilanteissa rekisteristä tulostetaan manuaalista aineistoa, aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja ainoastaan rekisterinpitäjällä on aineiston käyttöoikeus.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja korjata mahdollinen virheellinen tai puutteellinen tieto. Tämän oikeuden käyttämiseksi henkilön tulee olla sähköpostitse yhdeydessä rekisterinpitänjään.

Tietojen pyytäminen on maksutonta.

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.

Pyynnöt tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Laadittu: 29.7.2024